Tratamento do acervo físico
Preparação dos documentos, remoção de clipes e grampos, desinfecção, desratização, higienização e acondicionamento do arquivo em papel.
Área de negócio 05
Gestão Documental
Tratamento do acervo em papel e gestão electrónica de documentos na plataforma SmartDoc, do arquivo físico à consulta imediata.
Organizar
Digitalizar um arquivo desorganizado só produz desorganização em PDF. Por isso o trabalho começa no papel: higienizar, classificar e preparar o acervo. Só depois entra a digitalização e a plataforma SmartDoc, onde o documento passa a ser consultado em segundos.
O que fazemos nesta área
Os serviços abaixo contratam-se em conjunto ou isoladamente, conforme o que a operação precisa neste momento.
Plano de classificação documental
Definição da estrutura de pastas, nomes normalizados e classificação por data, tipo ou assunto — a decisão que determina se o arquivo digital vai servir.
Digitalização, OCR e indexação
Digitalização com equipamento profissional, ajuste de qualidade, reconhecimento de texto por OCR e indexação por palavras-chave.
Plataforma SmartDoc
Ecossistema de Gestão Electrónica de Documentos com pesquisa por conteúdo, workflow e tramitação, assinatura digital, gestão de contratos, relatórios e trilha de auditoria, disponível em computador e telemóvel.
SmartDoc
A plataforma que fecha o ciclo
A SmartDoc é o nosso ecossistema de Gestão Electrónica de Documentos, pensado para a transformação digital do mercado corporativo em Angola. Centraliza o ciclo de vida da informação e converte o arquivo físico em activo digital pesquisável, auditável e seguro.
- Pesquisa por conteúdo, com OCR aplicado ao documento
- Workflow, tramitação e assinatura digital
- Gestão de contratos, relatórios e indicadores
- Acesso por perfil, registos e trilha de auditoria
- Disponível em computador e telemóvel
O que entregamos
No fim do projecto, isto fica em casa do cliente.
- Acervo higienizado, classificado e acondicionado
- Plano de classificação documental aprovado
- Documentos digitalizados, com OCR e indexados
- Acesso à plataforma SmartDoc por perfil de utilizador
- Formação da equipa e manual de utilização
Para quem é
Esta área resolve problemas concretos de quem:
- Organizações com arquivo em papel a crescer sem controlo
- Áreas que perdem tempo a procurar documentos para auditorias
- Processos que dependem de assinaturas e circulação de papel
Se não se reconhece nesta lista mas o problema parece próximo, fale connosco: o diagnóstico é a parte que fazemos primeiro.
Outras áreas
Raramente um problema vive numa só área. Estas são as restantes.
Vamos começar
Precisa de gestão documental?
Diga-nos o que está a acontecer. O diagnóstico e a proposta não têm custo.